困った時に役立つ町内会回覧お願い例文集

町内会の回覧板は、地域の住民同士が情報を共有し合うために欠かせない存在です。

特に「お願い文」を記載する際には、相手に分かりやすく丁寧な文章で伝えることが重要となります。しかし、実際にお願いを文書で作成しようとすると、どのように書けばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、「町内会回覧 お願い 例文」というテーマで、シーンごとにそのまま使える例文や書き方のコツをまとめました。定番テンプレートから、行事や集金、緊急時まで幅広く対応できる内容です。

文章が苦手な方や、初めて回覧文を作成する方も、この例文集を参考にして、スムーズな情報共有を目指してみてください。

 

町内会回覧の「お願い文」って何？役割と重要性

町内会の活動では、回覧板を使って地域住民にさまざまな案内やお願いを伝えることが多くなります。特に「お願い文」とは、何か協力してもらいたいことや、特定の行動を促したい場合に、回覧板の文書内で使われる定型的な文章です。たとえば、ごみ出しの日程変更、防災訓練への参加依頼、集金や提出物の案内など、内容は多岐にわたります。

 

このお願い文の役割は、町内会の運営や自治会活動をスムーズに進めるために不可欠なものです。住民一人ひとりに個別に連絡を取ることは現実的ではないため、回覧板という形で必要な情報や協力事項をまとめて伝える方法が定着しています。

 

たとえば、ある地域で夏祭りを開催する際、班長さんが「当日のご協力をお願いします」という文章を回覧板で案内したところ、多くの住民が積極的に参加してくれた事例があります。つまり、わかりやすく丁寧なお願い文を作成することで、地域全体が協力的な雰囲気になる効果も期待できるのです。

 

しかしながら、曖昧な表現や説明不足の文章では、誤解を招いたり、伝えたい内容が十分に伝わらなかったりすることもあります。だからこそ、お願い文は内容を明確に記載し、相手が行動しやすくなるように配慮することが大切です。

 

そこで次に、回覧板の目的や使われ方について、具体的に見ていきましょう。

 

回覧板の目的と町内会での使われ方

 

回覧板は、町内会や自治会が地域住民と情報共有を行うための伝達手段です。紙の文書を順番に回し、住民が内容を確認しサインすることで、確実に伝達されたかを記録できます。主な目的は、イベント案内、集金のお知らせ、緊急連絡、注意喚起など多岐にわたります。

 

たとえば、新しいごみ分別ルールを導入した場合、「ごみ分別方法変更のお知らせ」として回覧板で案内し、各家庭に周知を徹底できます。また、自治会の役員が交代した際も「新班長よりご挨拶」という形で住民に直接伝えられるため、顔が見えるコミュニケーションが可能です。

 

しかし、最近では電子回覧システムを活用する自治体も増えており、パソコンやスマートフォンで情報を確認できる地域もあります。いずれの場合も、「正確で伝わりやすい文書」を作成することが不可欠です。

 

では次に、お願い文が必要になる主なケースを具体的にご紹介します。

 

お願い文が必要になる主なケース

 

町内会回覧において「お願い文」が必要となる場面は数多くあります。たとえば、町内清掃の協力依頼、防災訓練の参加要請、集金の案内、各種イベントの準備や片付けの手伝いなどが代表的です。

 

ある自治会では、台風接近時に「ベランダや庭の物を屋内へ移動してください」といった緊急のお願い文を作成し、住民へ迅速に伝えたことがありました。こうしたケースでは、簡潔かつ的確な記載が求められます。

 

また、年度初めには会費の集金依頼、新役員の紹介、総会の案内文など、定期的にお願い文が必要となるシーンも多いです。つまり、町内会の活動とお願い文は密接に結びついているのです。

 

このように、お願い文の用途は広がっていますが、回覧板をスムーズに回すためには、もう一つ大切なポイントがあります。

 

回覧をスムーズに回すポイント

 

回覧板をスムーズに回すためには、誰にでも分かりやすく、必要事項を過不足なく記載した文章が求められます。加えて、返却日や提出方法、連絡先なども明記しておくと、住民が行動しやすくなります。

 

たとえば、「〇月〇日までに班長宅へご提出ください」といった期限の案内や、「ご不明な点があれば自治会事務局までご連絡ください」という一文を添えるだけで、問い合わせや遅れが減ったという声もあります。

 

それに、できるだけ簡潔にまとめることも大切です。文章が長すぎると、読み飛ばされたり要点がぼやけてしまうことがあるためです。そこで次は、実際によく使われる「お願い例文」の定番テンプレートを紹介します。

 

町内会回覧でよく使われるお願い例文【定番テンプレート】

町内会回覧では、多くの人が利用できるシンプルで汎用的なお願い文が重宝されます。ここでは、シーンを問わず使える定番の例文テンプレートをご紹介します。どれも文書作成が苦手な方でもそのまま使えるものばかりです。

 

シンプルで丁寧なお願い例

 

回覧板に記載する「お願い文」は、できるだけわかりやすく丁寧な言葉でまとめることがポイントです。たとえば、自治会の集会への出席依頼文を例にすると、以下のようになります。

 

【例文】
平素より町内会活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
さて、下記の日程で自治会の集会を開催いたします。お忙しいところ恐縮ですが、ご出席のほどよろしくお願い申し上げます。
記
日時：〇月〇日（〇）〇時～
場所：〇〇会館

 

このような形で、要点をまとめつつ、丁寧な言葉遣いで案内すると、受け取る側も内容を理解しやすくなります。

 

では次に、緊急時など特別な場面での例文もご紹介します。

 

緊急性がある時の例文

 

緊急性が高いお願い文では、必要事項を簡潔に伝えることが大切です。たとえば、台風接近や防犯に関する注意喚起の場合は、以下のような例文が参考になります。

 

【例文】
急なお知らせとなりますが、本日より強風が予想されています。
つきましては、飛ばされやすい物品を屋内へ移動し、各自ご注意くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご近所同士でもお声がけいただき、地域全体で安全にご協力いただければ幸いです。

 

このように、要点と協力してほしい内容を明確に記載すると、緊急時でも迅速に行動を促すことができます。

 

さらに、少しカジュアルな雰囲気で案内したい場合の例文も知っておくと便利です。

 

丁寧だけどカジュアルな表現例

 

ご近所との距離感を考慮し、もう少し親しみやすい文章にしたい場合は、柔らかい言葉遣いを心がけると良いでしょう。たとえば、イベント参加を促す際には、次のような例文が使えます。

 

【例文】
こんにちは。
来週末、町内会で公園の清掃を行います。ご都合のつく方は、ぜひお手伝いをお願いします。
当日は、軍手と飲み物をご持参いただけると助かります。
みなさまのご参加、お待ちしております。

 

このように、親しみを持たせつつ、伝えたい内容をしっかりと盛り込むことが、町内会の円滑なコミュニケーションにつながります。

 

次は、イベントや行事に特化したお願い文の例文を具体的に見ていきます。

 

 

イベント・行事での回覧板お願い例文

町内会の活動の中でも、イベントや行事の案内は特に回覧板を活用する機会が多いテーマです。文書で参加や協力をお願いする場合、目的や内容を具体的に記載し、住民が参加しやすい雰囲気を作ることが重要です。たとえば、町内清掃、防災訓練、子ども会や夏祭りなど、それぞれのシーンに応じて表現を工夫しましょう。

 

町内清掃やごみ出しのお願い

 

町内清掃やごみ出しの案内では、「日時」「場所」「準備物」「注意事項」など必要な情報をもれなく伝えることがポイントです。
たとえば、以下のような例文が活用できます。

 

【例文】
いつも町内会活動にご理解とご協力をいただきありがとうございます。
さて、下記の日程で地域一斉清掃を実施いたします。
つきましては、ご家庭にある軍手やほうきをご持参のうえ、ご協力をお願いいたします。
日時：〇月〇日（〇）午前9時より
集合場所：公園前広場
雨天時は翌週に延期となります。ご不明な点は自治会事務局までお問い合わせください。

 

このように、具体的な案内を記載することで、住民が準備しやすくなります。

 

次は、防災訓練や行事参加のお願い文を見てみましょう。

 

防災訓練・行事参加のお願い

 

防災訓練や各種行事では、参加の呼びかけに加え、住民同士の交流促進の意味合いも込めて案内を作成すると良いでしょう。
たとえば、以下のような文章が参考になります。

 

【例文】
地域の皆さまへ
平素より町内会活動へのご協力、誠にありがとうございます。
さて、今年も防災訓練を下記の通り実施いたします。
非常食や備蓄品の確認、消火器の使い方講習も予定しておりますので、ぜひご参加ください。
日時：〇月〇日（〇）10時から
場所：〇〇小学校 校庭
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。

 

こうした文書を作成することで、地域住民の防災意識を高めるきっかけになります。

 

さらに、子ども会や夏祭りの案内文も具体例を交えて紹介します。

 

子ども会・夏祭りの連絡例文

 

子ども会や夏祭りなど、地域ならではのイベント案内は、ワクワク感が伝わるような文章を心がけると良いでしょう。
たとえば、次のような例文があります。

 

【例文】
町内会子ども会より
恒例の夏祭りを下記の通り開催いたします。
ゲームコーナーや屋台もご用意しておりますので、ぜひご家族皆さまでお越しください。
また、準備や片付けをお手伝いいただける方も募集しています。ご協力いただける場合は、自治会担当までご連絡ください。
日時：〇月〇日（〇）16時から
場所：〇〇公園

 

このような案内を通じて、地域のつながりを強めるきっかけが生まれます。

 

次は、総会や会議案内で使えるお願い文の例文を見ていきましょう。

 

総会・会議案内でのお願い文例

町内会や自治会の総会、会議の案内は、出欠や資料の提出など具体的なアクションを住民に求める文書です。出欠確認や資料配布、返信のお願いなど、それぞれに適した書き方があります。

 

出欠確認を促すお願い文

 

総会などで出欠確認を求める際は、回答期限や方法を明確に記載することが重要です。
たとえば、以下の例文が活用できます。

 

【例文】
町内会会員各位
平素より地域活動にご協力いただき、ありがとうございます。
さて、下記の通り町内会総会を開催いたします。
ご出欠につきましては、同封の用紙にご記入の上、〇月〇日までに班長宅のポストへご提出をお願いいたします。
日時：〇月〇日（〇）19時から
場所：〇〇集会所

 

このように出欠方法と期限を記載することで、住民も迷わず対応できます。

 

次は、総会資料を回覧する場合の文例をご紹介します。

 

総会資料回覧の文例

 

総会資料の回覧時は、「閲覧後の返却」や「内容確認のお願い」などを明記しておくとトラブルを防げます。

 

【例文】
町内会会員各位
いつも町内会活動にご協力いただきありがとうございます。
総会資料を同封いたしますので、ご確認後、次の方へお回しくださいますようお願いいたします。
なお、資料は最終的に班長までご返却ください。ご質問等があれば自治会までご連絡ください。

 

こうした文書の一文があることで、回覧板の紛失や資料未返却といったトラブルも防ぎやすくなります。

 

次に、返信や提出物をお願いする際の文例もチェックしてみましょう。

 

返信・提出をお願いする場合

 

アンケートや申込書など、返信や提出物がある場合には、期限や提出方法を明確にしておくことが肝心です。
以下のような例文が使えます。

 

【例文】
平素より町内会活動にご理解とご協力を賜り、ありがとうございます。
さて、別紙のアンケートへのご記入をお願い申し上げます。
ご記入後、〇月〇日までに班長宅の回収箱へご提出ください。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

 

このように、文章で必要事項を具体的に記載することで、住民が安心して対応できるようになります。

 

では、回覧が途中で止まってしまった時の対処法やお願い文についても解説していきます。

 

回覧が止まってしまう・戻らない時のお願い

町内会回覧板は、各家庭を順番に回していく仕組みですが、時にどこかで止まってしまったり、なかなか戻らないこともあります。こうした場合、どう対処するか、また、住民に不快感を与えずに催促するためのコツを知っておくと役立ちます。では、よくある原因や、実際のお願い文例を交えて見ていきましょう。

 

回覧が滞る理由と対策

 

回覧板が途中で止まる理由としては、うっかり忘れてしまう、旅行などで不在、文書の内容が分かりにくい、急用ができたなどさまざまです。また、回覧板自体が目立たない場所に置かれていたり、回覧の順番がわかりにくい場合も、滞る原因となります。

 

たとえば、ある地域では「回覧板に次に回すお宅の名前を明記したリスト」を添付することで、スムーズに回るようになった事例があります。そのほか、「回覧期限」を大きく記載するだけでも効果的です。

 

しかしながら、どれだけ工夫をしても止まってしまうことはあるため、気づいたら班長や自治会担当が優しく声かけすることも大切です。

 

次に、催促するときの具体的な文例を紹介します。

 

優しく催促する文例

 

催促の際には、決して責めるような表現にならないよう心がけましょう。
たとえば、次のような例文が役立ちます。

 

【例文】
お忙しいところ恐れ入ります。
先日回覧いたしました文書が、まだお手元にある場合は、お手すきの際に次のお宅へお回しいただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、自治会までご連絡ください。

 

このように、優しい言葉遣いとともに「住民同士で助け合う姿勢」を文章で伝えることが大切です。

 

また、何度か止まってしまう場合や再送が必要なときの伝え方についても、配慮が求められます。

 

再回覧・再送の伝え方

 

再度回覧が必要になった場合も、トラブル防止のため丁寧な案内を心がけましょう。
たとえば、下記のような例文があります。

 

【例文】
先日回覧いたしました書類が一部未回収のため、再度回覧させていただきます。
ご迷惑をおかけしますが、ご確認の上、次のお宅へお回しくださいますようお願いいたします。
引き続きご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

このような一文を添えることで、住民同士の気持ちも穏やかになり、町内会活動が円滑に進みます。

 

それでは、次は季節や時候の挨拶を添えた回覧文例をご紹介します。

 

季節・時候の挨拶を入れた回覧文例

日本の町内会や自治会活動では、季節や時候の挨拶を回覧板の文章に添えることで、より丁寧で親しみやすい印象を与えることができます。たとえば、春や夏には新年度や行事の案内、秋や冬には年末年始や防災への呼びかけなど、季節感を取り入れると読み手にも温かい印象が伝わります。

 

春・夏の挨拶とお願い文

 

春や夏の時期には、新生活や行事の案内とともに季節の挨拶を添えることで、住民との距離を縮めることができます。
たとえば、以下のような例文が使えます。

 

【例文】
春暖の候、皆さまにはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、町内会では〇月〇日に春の清掃活動を実施いたします。
ご都合のよい方はぜひご参加いただきますようお願い申し上げます。

 

また、夏の案内では以下のような書き出しもおすすめです。
【例文】
暑さ厳しき折、皆さまにはいかがお過ごしでしょうか。
さて、今年も恒例の夏祭りを開催いたしますので、ご家族おそろいでご参加くださいますようご案内申し上げます。

 

それでは、秋や冬の挨拶文も見てみましょう。

 

秋・冬の挨拶とお願い文

 

秋や冬は、行事のほか年末年始のご挨拶や、防寒対策・防災意識向上の呼びかけが多くなります。
たとえば、次のような表現が使えます。

 

【例文】
紅葉の美しい季節となりました。
皆さまには日頃より町内会活動にご協力いただき、厚く御礼申し上げます。
さて、年末のごみ収集日が下記の通り変更となりますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

 

また、冬にはこのような書き方もおすすめです。
【例文】
寒さが一段と厳しくなってまいりました。
インフルエンザ等の感染症予防にもご留意いただきながら、健康にお過ごしください。
今後とも町内会へのご協力をお願い申し上げます。

 

さらに、季節ごとに使えるフレーズもまとめてみました。

 

季節ごとのフレーズ集

 

季節の挨拶は、文書の冒頭に一言添えるだけで、町内会の雰囲気が柔らかくなります。
たとえば、下記のような表現が定番です。

 

【春】「桜の花が咲き始め、春の訪れを感じる今日このごろ」
【夏】「猛暑が続いておりますが、皆さまご自愛のほど」
【秋】「実りの秋を迎え、いよいよ涼しくなってまいりました」
【冬】「寒さが身にしみる季節となりましたが、お変わりなくお過ごしでしょうか」

 

これらのフレーズを使い分けることで、案内文やお願い文が一層魅力的になります。

 

では、回覧文書作成のポイントや注意点も押さえておきましょう。

 

回覧文書作成のポイントと注意点

町内会や自治会で回覧板用の文書を作成する際には、単に情報を伝えるだけでなく、住民全体が気持ちよく内容を理解し、行動できるような文章が求められます。ここでは、誤解を防ぎ、失礼のない案内を作るためのポイントや、配慮すべき点を具体例とともに解説します。

 

誤解を生まない伝え方のコツ

 

回覧板で情報やお願いを伝えるとき、曖昧な表現や主語が抜けた文章は、住民の間で誤解や混乱を招きやすくなります。
たとえば、「提出物は早めにお願いします」だけでは「誰に」「いつまでに」「どこへ」提出すればよいのかが伝わりません。

 

そこで、次のような具体的な記載が大切です。
【例文】
「アンケート用紙は〇月〇日までに、班長宅ポストにご提出ください。」
このように、相手が迷わないように必要な情報を盛り込むと、文書の意図がより明確になります。

 

次に、失礼にならない表現のポイントについて紹介します。

 

失礼にならないための表現

 

回覧文書は、多様な年代や立場の住民に向けて書くため、言葉遣いや表現に配慮することが求められます。
たとえば、「～してください」だけでなく、「ご協力をお願いいたします」「ご確認いただけますと幸いです」など、やわらかい表現を用いると、受け手に対して圧迫感を与えません。

 

また、たとえば「ご多忙のところ恐れ入りますが」や「平素よりご協力いただきありがとうございます」といった前置きを添えることで、配慮の気持ちが伝わります。

 

それでは、個人情報やその他の配慮点についても見ていきましょう。

 

個人情報や配慮すべき点

 

回覧文書の中には、住民の氏名や住所、電話番号といった個人情報を記載する場合もあります。しかし、必要以上の情報は載せない、もしくは「関係者のみ閲覧可能」と明記するなど、プライバシーに十分な配慮をしましょう。

 

たとえば、役員名簿や緊急連絡網の回覧時には、住民から事前に同意を得たうえで、情報を管理することが重要です。また、紛失や第三者への流出を防ぐためにも、回覧板の取り扱いルールを案内文書内に加えておくと安心です。

 

以上のポイントを意識して文章を作成すると、住民全体に安心感を与えることができるでしょう。

 

次は、シーンごとにそのまま使える回覧お願い文例集を紹介します。

 

そのまま使える！シーン別・町内会回覧お願い文例集

ここでは、新任や班長交代時、物品回収や集金依頼、災害・緊急時など、よくある場面に合わせてすぐに使えるお願い文の例を紹介します。具体的な状況に合わせてアレンジできるのも回覧文書の魅力です。

 

新任・班長交代時の例文

 

新年度や役員の交代時には、住民に新体制を案内し、顔合わせや協力をお願いする文書が必要です。
【例文】
このたび、〇班の班長を拝命いたしました〇〇と申します。
至らぬ点も多いかと存じますが、皆さまのご協力をいただきながら、地域活動に努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

 

このような挨拶を添えることで、住民同士の信頼関係を築きやすくなります。

 

物品回収・集金のお願い文

 

資源ごみや廃品回収、町内会費の集金時なども、わかりやすく簡潔な案内文が必要です。
【例文】
町内会費の集金についてご案内申し上げます。
〇月〇日までに、班長が各ご家庭を訪問いたしますので、会費（〇〇円）のご準備をお願いいたします。
何卒ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

また、資源ごみ回収についても
【例文】
今月の資源ごみ回収日は〇月〇日（〇）です。
回収場所へ午前8時までにお出しいただきますようお願いいたします。

 

このように、詳細な記載で住民の行動を促しましょう。

 

災害・緊急時の回覧文例

 

地震や台風、大雪など災害発生時には、住民の安全を最優先にした案内が不可欠です。
【例文】
本日、〇時ごろ地震が発生しました。被害状況やお困りごとがありましたら、自治会までご連絡ください。
また、避難所開設時には
【例文】
現在、〇〇小学校体育館が避難所として開設されています。必要な方は、各自安全を確認のうえ、避難をお願いいたします。

 

こうした文章を用意しておくと、万一の時にも落ち着いて住民へ案内できます。

 

このあとは、便利なテンプレートや無料ツールの活用法を紹介します。

 

テンプレート＆無料ツール活用法

町内会の回覧文書作成は毎回一から書くと手間がかかりますが、無料テンプレートや便利なツールを上手に活用すれば、作業時間を大幅に短縮できます。自治会や地域の公式サイト、市区町村の広報ページなどでも案内文やお願い文のテンプレートが配布されていることが多いので、必要に応じて利用しましょう。また、WordやExcelなどのオフィスソフトや、最近ではオンライン回覧システムも普及してきています。

 

無料テンプレートの利用方法

 

まず、ネット上で配布されている無料テンプレートをダウンロードして活用する方法があります。たとえば、市区町村の公式サイトや町内会のホームページなどで、案内文や集金のお知らせ、イベント案内などさまざまな形式の文書が用意されています。

 

ダウンロードしたテンプレートは、必要事項を入力し直すだけで手軽にオリジナルの回覧文書が作成できます。もちろん、配布されているひな形に自分なりのアレンジを加えて、地域特有の情報や日付、担当者名などを記載することも可能です。
ちなみに、私の場合は役員交代や新年度案内など、毎年使う書類のテンプレートをフォルダで管理しておくと、次年度以降の作成が非常に楽になりました。

 

それでは、WordやExcelを活用した簡単な作成方法も紹介します。

 

Word・Excelで簡単作成

 

WordやExcelは、回覧文書の作成に非常に便利です。Wordならフォーマットを決めておけば、文章の書き換えだけで毎回同じ体裁の案内が作れます。
Excelの場合は、表組みで出欠確認や集金一覧表なども簡単に作成できるので、住民名や提出状況を一覧管理したい場合にも役立ちます。

 

たとえば、Excelの「テンプレート」機能を使えば、あらかじめ必要な項目をセットしたシートを用意し、必要に応じて名前や日付を入力するだけで済みます。
しかも、印刷設定も一度決めておけば、回覧板に貼り付ける際も毎回手間が省けます。

 

それにしても、近年はオンライン化の流れも加速しているので、次はオンライン回覧システムの導入についても解説します。

 

オンライン回覧システムの紹介

 

最近では、紙の回覧板の代わりにオンラインで案内やお願いを配信できる「回覧システム」を導入する自治体や町内会が増えてきました。
オンライン回覧システムは、スマートフォンやパソコンから文書を閲覧でき、住民の確認状況や返信内容もリアルタイムで管理できます。
たとえば「らくらく連絡網」「グループウェア」などのサービスを利用すれば、集金や会議出欠、災害時の緊急連絡も効率化できます。

 

ただし、全ての住民がネット環境を持っているわけではないため、オンラインと紙の両方を併用するケースも多いです。
オンライン回覧システムは一度使い方を覚えてしまえば非常に便利なので、デジタル化が進む町内会ではぜひ検討してみてください。

 

これで一通り、町内会回覧のお願い文に関する情報をまとめました。
最後に全体のまとめと、よくある質問へのQ＆Aを掲載します。

 

まとめ

 

町内会回覧のお願い文は、地域の住民と円滑にコミュニケーションを図るための大切なツールです。
どんな内容でも「必要な情報を簡潔に」「丁寧な言葉遣いで」「具体的な指示を明確に」記載することが成功の秘訣です。
本記事で紹介した例文やテンプレートを活用すれば、回覧文書の作成がスムーズになるだけでなく、自治会活動や集金案内、イベント参加の呼びかけなど、あらゆる場面で役立てることができます。

 

また、季節や時候の挨拶を取り入れると、読み手に親しみや温かさを感じてもらえるでしょう。
オンラインツールの利用も進めば、今後ますます効率的な情報共有が実現できるはずです。
ぜひ今回の内容を参考に、あなたの町内会活動に役立ててみてください。

 

よくある質問（Q＆A）

 

• • 町内会の回覧文書で気をつけるべきポイントは何ですか？
    → 誤解を生まない具体的な内容、期限や提出場所の明記、丁寧な言葉遣い、個人情報の配慮などが重要です。

 

• • 回覧板が戻らない場合はどうすればいいですか？
    → 優しい言葉で催促の文書を添えるか、班長や自治会が個別に声かけをしましょう。トラブルを避けるためにも、責めずに伝えることが大切です。

 

• • オンライン回覧は高齢者にも使えますか？
    → 一部の高齢者には難しい場合もありますが、スマートフォンやタブレットを使う方も増えており、併用して導入すると移行がスムーズです。

 

• • テンプレートはどこで手に入りますか？
    → 市区町村や自治会の公式ホームページ、または無料テンプレート配布サイトでダウンロードできます。

 

• • 回覧文書に手書きの一言を添えても良いですか？
    → もちろん可能です。感謝の気持ちや季節の挨拶など、ひとこと添えることで親しみが増します。

 

• • 回覧文書の保存はどうすればいいですか？
    → WordやPDFで電子保存しておく、紙は年度ごとにファイリングして管理するなどがおすすめです。

 

• • 急なお願い文を作るコツは？
    → 目的・日時・協力してほしい内容を簡潔にまとめ、相手がすぐ理解できる構成にするのがポイントです。

 

• • 個人情報保護の観点で注意することは？
    → 氏名や連絡先などは必要最小限にし、事前に住民の同意を得たうえで記載しましょう。